संस्था के अभिलेख: कौन सा काग़ज़ कहाँ मिलता है

एक पंजीकृत संस्था के कुछ काग़ज़ सार्वजनिक होते हैं और कुछ नहीं। यह लेख यही अंतर बताता है, ताकि सदस्य को यह पूछना न पड़े कि कहाँ देखें।

नियमावली, यानी संस्था के नियम। इसमें उद्देश्य, सदस्यता की शर्तें, समिति के चुनाव का ढंग और सभा के नियम लिखे रहते हैं। यह सार्वजनिक है। इसमें संशोधन होने पर पुराना रूप हटाया नहीं जाता, दोनों रहते हैं, ताकि यह देखा जा सके कि कब क्या बदला।

पंजीकरण प्रमाणपत्र, और सरकारी प्रमाणन का जो भी प्रमाणपत्र संस्था के पास है। ये भी सार्वजनिक हैं और वेबसाइट के दस्तावेज़ खंड में रखे जाते हैं।

वार्षिक लेखा। हर वर्ष का आय व्यय का ब्योरा और लेखा परीक्षक की जाँची हुई प्रति। यह सार्वजनिक है। ध्यान रखने की बात यह है कि यह वेबसाइट हिसाब रखती नहीं है, केवल प्रकाशित करती है। हिसाब कोषाध्यक्ष के पास रहता है और वार्षिक साधारण सभा में सदस्यों के सामने रखा जाता है।

कार्यवृत्त, यानी बैठकों में लिए गए निर्णय। जो कार्यवृत्त समिति प्रकाशित करती है, वह सार्वजनिक है। स्मारिका भी सार्वजनिक है, और जो अंक कार्यालय के पास हैं, वे वेबसाइट पर रखे जाएँगे।

जो सार्वजनिक नहीं है। सदस्यों के दस्तावेज़, सहायता के आवेदन और उनके साथ लगे कागज़, रक्तदाताओं की सूची और भुगतान की रसीदें। ये केवल संबंधित सदस्य और कार्यालय देख सकते हैं। सहायता से जुड़े कागज़ मामला बंद होने के दो वर्ष बाद हटा दिए जाते हैं, और निर्णय का विवरण रह जाता है।

जो काग़ज़ वेबसाइट पर न मिले, उसके लिए कार्यालय को लिखें। जो प्रकाशित नहीं हुआ है, वह वेबसाइट पर दिखता ही नहीं, इसलिए न मिलना और न होना दो अलग बातें हैं।